El sistema de gestión de la información será interno, así como el canal de denuncias.

El ejercicio del derecho de denuncia también se podrá realizar verbalmente, y también mediante la petición de reunión presencial, que deberá celebrarse en el plazo de siete días desde la solicitud, en cuyo caso se estará a lo dispuesto en el art. 7 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

En el caso de que la denuncia se formule presencialmente, el informante tendrá que ser informado de que la comunicación será grabada y se le informará de sus derechos en materia de tratamiento de datos.

Con la elección del modelo señalado, GDOCE no utilizará canales externos de información subcontratados, sin perjuicio de que las personas informantes puedan dirigir sus denuncias a las autoridades competentes a través de los canales que las mismas ponen a disposición de todas las personas interesadas.
Recibida denuncia a través del sistema aquí implementado se procederá como a continuación se indica:

• La persona denunciante recibirá un acuse de recibo de la denuncia planteada en el plazo de siete días desde la presentación de esta, en la misma dirección utilizada para la denuncia o en donde la persona informante indique en la propia denuncia.

• La confirmación de recepción de la denuncia incorporará un código alfanumérico, que garantizará la confidencialidad de la denuncia, así como permitirá a la persona informante el seguimiento de la denuncia presentada, antes de su resolución final.

• La resolución del proceso de denuncia finalizará en el plazo máximo de tres meses a contar desde la recepción de la comunicación, salvo que por la complejidad del tratamiento de la denuncia requiera de una ampliación de este que no podrá ser superior a tres meses más, en cuyo caso se informará debidamente a la persona denunciante.

• La entidad, en el proceso de investigación que lleve a cabo podrá recabar de la persona informante cuanta información adicional, pruebas, comunicaciones, etc… sean necesarias para la aclaración de los hechos, así como de terceros/as que puedan aportan informaciones, pruebas que permitan esclarecer los hechos denunciados.

• Se garantiza el derecho de la persona afectada a ser informada y oída sobre los hechos que se le atribuyan, en el tiempo y forma que se considere adecuado para la correcta resolución del proceso.

• El sistema garantiza la confidencialidad más absoluta cuando se utilicen los canales oficiales de denuncia. En caso de que las denuncias lleguen por canales no oficiales o a personas no responsables de la gestión del sistema, estos remitirán las mismas al responsable de la gestión del sistema, y se obligan a mantener la confidencialidad más absoluta, no pudiendo revelar el contenido de esta ni ninguna información relativa a esta, bajo apercibimiento de la aplicación del régimen disciplinario correspondiente.

• En todo momento, el sistema y las personas implicadas en la gestión de este deben aplicar como máxima fundamental sobre la que radica la propia legalidad del sistema, la presunción de inocencia y el honor de cuantas personas se puedan ver involucradas y/o afectadas en el proceso.

• El sistema garantiza el respeto a la normativa de aplicación en materia de protección de datos de acuerdo con las disposiciones que en cada momento prevea la legislación de aplicación.

• En caso de que el proceso investigador llevado a cabo con motivo de la correspondiente denuncia arroje los más mínimos indicios de que estos puedan ser constitutivos de delito, se informará de manera inmediata al Ministerio Fiscal. Si los hechos afectarán a los intereses financieros de la Unión Europea, se informará a la Fiscalía Europea.

La empresa llevará un libro registro en el que se recogerán, cronológicamente según el número de expediente asignado las informaciones recibidas y las investigaciones realizadas, garantizándose siempre la confidencialidad de la información y los datos.
El registro estará a disposición, únicamente de la Autoridad judicial competente, que para poder acceder a la misma lo tendrá que hacer mediante auto y en el marco del correspondiente procedimiento judicial.

Según lo legalmente establecido la conservación de informaciones e investigaciones se mantendrá durante el periodo que sea necesario y proporcionado a los efectos de dar cumplimiento a cuantos requerimientos legales se recogen en la norma de aplicación.